پنج گام نظام آراستگی 5S
مراحل 5S هر کدام فرایند خاص خود را دارند که در ادامه به تفصیل به آن‌ها خواهیم پرداخت.
1. سازماندهی / seiri
اولین مرحله از 5S ، «سِیری / seiri» است که به «سازماندهی» یا «مرتب‌سازی» ترجمه می‌شود. این مرحله شامل سازماندهی هر چیزی که در حال حاضر در محیط کاری قرار دارد و تشخیص موارد مورد نیاز برای ماندن در محل و انجام اقدامات مورد نیاز است. سازمان‌هی و مرتب‌سازی تنها بر حفظ آنچه که برای انجام دادن کار ضروری است، تمرکز دارد. اگر یک ابزار، قطعه‌ای از تجهیزات، یا فرایندی غیر ضروری باشد، در این مرحله حذف می‌شود.
برای مرتب کردن محل کار خود، با پرسیدن این سوالات در مورد هر آیتم شروع کنید:
هدف وجود این آیتم چیست؟
چه کسی از آن استفاده می‌کند؟
معمولاً چه مواقعی از آن استفاده می‌شود؟
آیا وجودش در این‌جا واقعاً لازم است؟
در برخی موارد، ممکن است مشخص نباشد که آیا نیاز به وجود یکی از اقلام هست یا خیر. به عنوان مثال، برای یک تکنسین ممکن است وجود یک ابزار خاص در یک مکان ضروری باشد، اما مدتی باشد که این ابزار مورد استفاده قرار نگرفته باشد. در این موارد، یک برچسب قرمز به آیتم متصل می‌شود. برچسب باید دارای اطلاعات پایه، مانند توصیف آیتم، موقعیت و زمان زدن برچسب باشد. اگر آیتم برای یک دوره زمانی مشخص مورد استفاده قرار نگرفته باشد، حذف می‌شود.
آیتم‌هایی که مورد نیاز نیستند ممکن است دور انداخته، بازیافت یا فروخته شوند و یا در انبار نگهداری شوند یا به ناحیه و واحد دیگری منتقل شوند.
2. نظم و ترتیب / Seiton
بعد از این که اقلام موجود در محل کار را سازماندهی و مرتب‌سازی کردید، نوبت «سیتون / Seiton» می‌شود، که به معنی «نظم و ترتیب» است.
در این مرحله، تجهیزات، ابزارها، فرایند‌ها و غیره را که در محیط باقی مانده را به منطقی‌ترین روش ممکن مرتب می‌کنید. هدف نهایی حصول اطمینان از استفاده تا حد امکان آسان از محیط کار با حذف اتلافها، مانند جابه‌جایی‌ها و زمان‌های انتظار است (در واقع، بیش از 20 درصد از زمان هدر رفته ناشی از جابه‌جایی‌ها بین بخش‌های مختلف تاسیسات است). هنگام اجرای این مرحله، این سوالات را در نظر داشته باشید:
چه کسی از این تجهیزات استفاده می‌کند؟
چه زمانی از این تجهیزات استفاده می‌شود؟
آیا برخی از جایگاه‌ها (محل قرارگیری اقلام) کارآمدتر یا ارگونومیک‌تر از بقیه? جایگاه‌ها هستند؟
کدام آیتم‌ها باید براساس نوع‌شان دسته‌بندی شوند؟
کدام یک از آن‌ها باید بر اساس وظیفه‌شان دسته‌بندی شوند؟
چگونه تک‌تک قطعات سازماندهی خواهند شد؟
نیروها در این فضا چه مسیرهایی را طی می‌کنند؟
علاوه بر این که بر چگونگی کاهش اتلافها و قابل‌استفاده‌سازی بیشتر محل کار تمرکز دارید، باید مطمئن شوید که اقدامات‌تان در این راستا با الزامات بالادستی کل تاسیسات نیز هماهنگ باشد. اگر شکلی از نظم و ترتیب کار یکی از افراد را آسان می‌کند اما در انجام وظایف فرد دیگری اختلال ایجاد می‌کند این اقدام ارزشمندی نخواهد بود.
3. پاکیزه‌سازی / seiso
بعد از نظم دادن و مرتب‌سازی اقلام در یک نظام منطقی نوبت «پاکیزه‌سازی» می‌رسد. مرحله سوم، «سیسو / seiso» نام دارد که به «تمیزی» ترجمه می‌شود.
بخش عمده‌ای از «پاکیزه‌سازی» براه انداختن کارزاری برای تمیز کردن محیط کار است: جارو کردن، تمیز کردن، دستمال کشیدن، گردگیری، دور انداختن و موارد دیگری از این دست. در اصل، این یکی از اصول اولیه نگهداری از محیط کار است.
با این حال، چیزی که بسیاری از افراد ممکن است متوجه آن نشوند این است که پاکیزه‌سازی نه تنها شامل تمیز کردن، بلکه شامل نگهداری پیشگیرانه نیز می‌شود. بخشی از نگهداری مناسب محیط محل کار اطمینان از این است که تجهیزات به درستی کار کنند. و این به نگهداری مداوم و تعویض قطعات فرسوده و روغن‌کاری برخی قطعات نیاز دارد.
4. استانداردسازی / seiketsu
بعد از سازماندهی، مرتب‌سازی و تمیز کردن فضای کار، وقت آن است که این فعالیت ها را به یک روش استاندارد تبدیل کنید. تمیز کردن و مرتب‌سازی تنها یک‌بار انجام نمی‌شود، بلکه عملی روتین است که باید طور معمول و مداوم انجام شود.
به همین دلیل، مرحله چهارم در 5S «سیکتسو / seiketsu» است، که به «استانداردسازی» ترجمه می‌شود، و هدف آن ایجاد روند‌های عملیاتی استانداردی است که پشتیبان یک محیط کار کارآمد و منظم باشد. این امر ممکن است به شکل علائم و نشانه‌های بصری، دستورالعمل‌ها، نمودارها، دستور‌کارهای معمول و منظم نگهداشت و چک‌لیست‌های گوناگون باشد. در این مرحله، به خصوص در شروع آن ایجاد یادآورهای منظم هم به احتمال زیاد ضروری خواهند بود.
مهم‌ترین مولفه استانداردسازی این است که سه مرحله اول تا حد امکان تکرار شوند. به عنوان مثال، از نظر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، این امر ممکن است به شکل یک چک لیست نگهداشت برای هر دستورکار باشد.
ممکن است مدتی طول بکشد تا این روش‌ها به کار گرفته و بخشی از فرهنگ شما شوند. احتمالاً نیاز به زمان زیاد و آموزش مکرر باشد تا افراد بتوانند به طور پیوسته از چک لیست‌ها استفاده کنند.
5. حفظ و نگهداری / پایداری / shitsuk
پنجمین S در روش 5S و آخرین آن «شیتسوکه / shitsuk» است، که ترجمه تحت‌اللفظی آن «انضباط» می‌شود. در 5S، به آن «حفظ و نگهداری» گفته می‌شود و هدف در آن این است که کل روش را به بخشی دائمی از شیوه‌های کاری خود بدل کنید.
هدف این مرحله این است که کل فرآیند 5S را هموار و پایدار سازد. بخش عمده‌ای از این مرحله حصول اطمینان از درگیر ساختن همه? افراد از جمله مدیران و رهبران سازمان در فرایند 5S است. هیچ‌کس نباید از 5S معاف باشد و اجرای فعالیت‌ها و فرایندهایی که موجب ادامه? اجرای 5S می‌شود به مدیران بستگی دارد.
برخی از اقداماتی که این مرحله ممکن است در برداشته باشد عبارتند از:
اجرای قوانینی که از چهار مرحله قبلی پشتیبانی کنند
ممیزی‌های منظم برای نظارت بر پیشرفت
تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) برای پی بردن به هسته اصلی مشکلات
آموزش کارکنان
به‌روزرسانی منظم برنامه 5S
مرحله نهایی شامل بهبود مستمر است. سازمان‌هایی که نتایج برنامه‌های 5S خود را ارزیابی می‌کنند و به طور مداوم بهبودهایی را ایجاد می‌کنند، فرهنگی سازمانی را پرورش می‌دهند که به حفظ پایدار نظام آراستگی 5S در سازمان کمک می‌کند.
