در ادامه با مزایای کلیدی اجرای صحیح نظام آراستگی 5S توسط سازمان‌ها آشنا می‌شویم.
1. کاهش هزینه‌های مقدماتی
اول از همه، نظام آراستگی 5S در مقایسه با دیگر روش‌های تولید ناب[1] (Lean) هزینه بسیار کمی یا بهتر بگوییم هزینه? بسیار کمی دارد. تنها در صورت نیاز به تجهیزات خاصی مورد نیاز است و منحنی یادگیری آن هم معمولاً به هیچ آموزش فنی خاصی نیاز ندارد. هزینه‌های اصلی 5S کمی زمان برای آموزش و اجرا به علاوه برخی لوازم فرعی احتمالی، مانند وسایلی برای تهیه? دستورالعمل‌ها، علائم کف‌ها و دیوار‌ها، برچسب‌ها و غیره است.
هزینه‌های مقدماتی پایین و سادگی نسبی نظام آراستگی 5S، حداقل در چند مرحله اول، پیاده‌سازی آن را آسان می‌سازد. دو مرحله? آخر یعنی استاندارد‌سازی و حفظ و نگهداری ممکن است سخت‌تر باشند چون تلاش دارند 5S را به بخشی از روش‌های معمول و فرهنگ محل کار شما بدل سازند؛ با این وجود این دو مرحله هم نیازمند هزینه‌های مالی کمی هستند.
2. کارآمد‌سازی محیط کار
یکی از مزایای اولیه 5S این واقعیت است که می‌تواند یک محیط کاری کارآمدتر ایجاد کند. زمان کمتری صرف تلاش برای پیدا کردن ابزار یا جابه‌جایی و رفت‌و‌آمد در مکان‌های مختلف محیط کاری می‌شود، و محیط کار تمیز و منظم نگه‌داشته می‌شود.
نتایج در این روش اغلب قابل‌اندازه‌گیری هستند. یک مطالعه انجام‌شده در یک آزمایشگاه دانشگاهی نشان داد که اجرای نظام آراستگی 5S زمان جستجوی تجهیزات را 12 % کاهش داده است.
در نهایت، 5S ضایعات و اتلافها در محیط کار را کاهش می‌دهد و این محیط را پربار‌تر و سودآورتر می‌کند.
3. ایمن‌سازی محیط کار
ایمنی یکی دیگر از مزایای یک برنامه موثر 5S است. با توجه به اینکه خطرات مربوط به ایمنی و حوادث از منشاء‌های ناکارآمدی و هزینه‌تراشی‌های سنگین هستند، آن‌ها را باید تا حد امکان در طول اجرای هر مرحله از فرایند 5S از میان برداشت.
به عنوان مثال، مرحله? سازماندهی محیط کاری، با علائم و نشانه‌‌های بصری می‌تواند هم پشتیبان کارایی و هم ایمنی باشد. تمیز نگه داشتن تجهیزات و نگهداری آن‌ها در محل مناسب می‌تواند استفاده از آن‌ها را ایمن‌تر کند و خطر بروز حوادث را کاهش دهد. وقتی نوبت به پاکیزه‌سازی می‌رسد، فعالیت‌های منظم نت پیشگیرانه در مورد تجهیزات احتمال خرابی و نیز هر گونه آسیبی که ممکن است به دنبال داشته باشد را کاهش می‌دهند.
4. بهبود روحیه? کارکنان
نظام آراستگی 5S برای موثر واقع شدن نیازمند تعهد و پذیرش کارکنان است و شما وقتی به این هدف دست خواهید یافت که هر چه بیشتر کارکنان را درگیر این نظام کنید. در این صورت آن‌ها به جای تمرکز صرف بر روی اقدامات معمول روزمره? خود ترغیب می‌شوند با ذهنی آینده‌نگر به فکر بهبود‌های مورد نیاز خود باشند.
تعدادی از مراحل، مانند سازماندهی و نظم و ترتیب، با گرفتن بازخورد از کارکنان بهتر جلو می‌رود و کارایی بیشتری خواهد داشت. اپراتورها و تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات محیط کاری خود را بهتر از هر فرد دیگری می‌شناسند و با توجه به این شناخت و تخصص هم کارایی را بهبود می‌بخشند و هم دانش تجربی خود را در مورد این فضای کاری به اشتراک می‌گذارند. و نتیجه نهایی چنین نگرشی افزایش روحیه و مشارکت کارکنان است.
تعدادی از مراحل، مانند سازماندهی و نظم و ترتیب، با گرفتن بازخورد از کارکنان بهتر جلو می‌رود و کارایی بیشتری خواهد داشت. اپراتورها و تکنسین‌های نگهداری و تعمیرات محیط کاری خود را بهتر از هر فرد دیگری می‌شناسند و با توجه به این شناخت و تخصص هم کارایی را بهبود می‌بخشند و هم دانش تجربی خود را در مورد این فضای کاری به اشتراک می‌گذارند. و نتیجه نهایی چنین نگرشی افزایش روحیه و مشارکت کارکنان است.
5. پرورش فرهنگ ناب (Lean Culture)
نظام آراستگی 5S پایه و اساس فرهنگ ناب است. وقتی هر مرحله از این نظام به درستی اجرا شود، همه افراد در سازمان تشویق می‌شوند که روی نحوه? رسیدن به کارآیی بیشتر فرایند‌ها و نواحی کاری تمرکز کنند. با چنین فرهنگی افراد بیشتر از پیش به فکر روش‌های دفع ضایعات و اتلافها و بهبود فرایند‌های کاری هستند.
شاید یکی از نکات کلیدی در اینجا این واقعیت است که 5S باید شامل همه، از کارمندان جدید گرفته تا مدیران باتجربه باشد. با یک فرایند فراگیر و جامع است که نظام 5S به پرورش فرهنگ ناب در کل شرکت کمک می‌کند.
