با این که 5S ساده است، اما لزوما این به معنای آسان بودن اجرایش نیست. این نظام اگر به خوبی اجرا نشود، چندان موثر نخواهد بود، و در نهایت منجر به یک پاک‌سازی سریع موقت خواهد شد که منافع پایداری را برای سازمان به همراه نخواهد آورد.
نکات زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا روش 5S را به شکلی منطقی و پایدار در سازمان خود پیاده کنید.
1. درگیر ساختن و مشارکت همه در فرایند 5S
اولین نکته مهم درگیر کردن همه افراد است. هر کارمند، هر مدیر میانی و هر مدیر اجرایی در سازمان شما باید به طریقی در 5S درگیر باشد. در غیر این صورت، شما قادر نخواهید بود فرهنگ 5S را به شکلی که برای بقا و پایداری آن مورد نیاز است را ایجاد کنید. برای درگیر کردن همه، باید زمان بگذارید تا بفهمید چه کسی مسئول چه چیزی است. معمولاً کارکنان مسئول سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و پاک‌سازی هستند؛ و مدیران مسئول توسعه بهروش‌هایی که 5S را به بخشی از کار روزمره در سازمان تبدیل کند.
2. آموزش کارکنان جدید
در ادامه ی درگیر کردن همه افراد در 5S، مطمئن شوید که کارمندان جدید هم در مورد این نظام آموزش لازم را می‌بینند. این آموزش‌ها ممکن است شامل چیزهایی مثل ویدیوهای آموزشی باشد، اما همچنین می‌تواند به سادگی مشاوره‌های کوتاه حضوری به کارکنان جدید و تبیین اهمیت موضوعاتی چون سازمان‌دهی، نظم و ترتیب و پاکیزه‌سازی روزمره برای آن‌ها باشد. در بحث آموزش به کارکنان جدید مطمئن شوید که این آموزش‌ها شامل نیروهایی که از واحد‌های دیگر سازمان به واحدی دیگر منتقل شده‌اند هم باشد و آن‌ها آموزش‌های متناسب با همان واحد را بگذرانند. هر واحد سازمانی وضعیت متفاوتی دارد و نظام آراستگی 5S نیز در هر واحد شکل متفاوتی خواهد داشت.
3. تمرکز بر هدف نظام آراستگی 5S
برای به دست آوردن سطح قابل قبولی از تعهد کارکنان نسبت به نظام آراستگی 5S باید زمانی را صرف کنید و اهداف این روش را به کارکنان و مدیران خود شرح دهید. به عنوان مثال، صرفاً این که به نیروهای نگهداشت بگوییم که در پایان هر فعالیت نگهداشت تجهیز مورد نظر را بررسی و چک کنند کافی و موثر نخواهد بود. اما اگر به آن‌ها کمک کنیم که اهمیت این کار و سودمندی‌های آن در کار خودشان را درک کنند احتمال پذیرش توسط این کارکنان نیز بیشتر می‌شود. هسته ی اصلی نظام 5S ساده‌سازی کار‌ها برای همه با از بین بردن ناکارآمدی‌ها و اتلاف‌ها است. وقتی افراد در سازمان این موضوع را کاملاً متوجه شوند، به احتمال فراوان از آن پشتیبانی خواهند کرد.
4. استفاده از ارتباطات بصری
در قلب نظام 5S منطقی بصری قرار دارد. با استفاده از عناصر بصری برای ساختاردهی به محیط کار و کمک به ناوبری، می‌توانید اتلاف‌ها را حذف کرده و فضا را کارآمدتر کنید. برخی از ایده‌ها در این خصوص عبارتند از:
علایم و نشانه‌های کف تاسیسات
پوسترهایی حاوی لیست وظایف
برچسب‌زنی روی پاک‌کننده‌ها و تجهیزات
کدگذاری رنگی
هشدارهای ایمنی و خطر
5. تمرکز بر بر روی ایمنی به عنوان عاملی در حذف اتلاف‌ها
برخی از سازمان‌ها یک S ششم با نام Safety یا «ایمنی» به نظام 5S اضافه می‌کنند. ممکن است میان افراد مختلف برای بودن یا نبودن این مورد در نظام 5S اختلاف باشد اما مهم این است که همه «ایمنی» را یک عنصر بسیار مهم در اجرای موثر نظام آراستگی 5S می‌دانند. همان‌طور که هر مرحله از 5S را انجام می‌دهید، نگرانی‌های ایمنی، از جمله آن‌هایی که ممکن است اثرات زیست‌محیطی داشته باشند را در نظر بگیرید. انجام این کار از زیان‌هایی جلوگیری می‌کند که به راحتی می‌توانند جریان کار عادی را در سازمان شما مختل کنند.
هر واحد سازمانی از نظر نقش و نحوه عملکرد متفاوت با واحد‌های دیگر است. به این ترتیب، هیچ برنامه? اجرایی مبتنی بر 5S نباید یک رویکرد صلب و تک‌سایز برای همه واحد‌ها اتخاذ کند. سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و مراحل دیگر هر کدام باید به صورت جداگانه برای هر واحد از سازمان شما انجام شود. به این ترتیب، هر واحد می‌تواند شیوه‌ها و رویه‌هایی که نیاز دارد بدون اخلال در عملکرد دیگران خلق کند.
7. خلاقیت
مانند مورد ایمنی برخی از سازمان‌ها یک S دیگر تحت عنوان Spirit یا روحیه را به نظام 5S خود اضافه می‌کنند. روحیه به این اشاره دارد که برنامه تعریف شده باید خلاق و سرگرم‌کننده باشد و زیست شغلی را برای همه افراد شاغل در سازمان آسان‌تر کند. کارکنان و مدیران باید به شکل یکسانی در یافتن راه‌هایی برای بهبود شیوه‌ها و فرایند‌های موجود درگیر باشند، و رویکردی مثبت از رویارویی با چالش‌ها داشته باشند. تفکر حاکم باید به گونه‌ای باشد که به جای این که یک مشکل علت نگرانی باشد، فرصتی برای بهبود تلقی شود.
8. تلاش برای بهبود مستمر
نظام آراستگی 5S تنها در صورتی به هدف نهایی خود دست می‌یابد که به عنوان روشی برای ایجاد بهبود مستمر، یا کایزن، در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. گام آخر که حفظ و نگهداری با محوریت جستجوی مداوم روش‌هایی برای بهتر کردن برنامه 5S شما است و مراحل قبلی شامل استاندارد‌سازی، نظم و ترتیب، سازمان‌دهی و پاک‌سازی هم به این معنی است که تیم شما باید همیشه مراقب نواحی کاری‌ای باشد که اقلام در آن به شکلی نامرتب و ناموزون قرار گرفته‌اند.
9. استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای اجرای نظام 5S
در نهایت، سیستم نگهداری و تعمیرات می‌تواند یک ابزار ارزشمند در پیاده‌سازی 5S باشد. چند مثال از نحوه کمک آن شامل موارد زیر است:
دسترسی به فهرست مواد اولیه براساس دستورکارها و تشخیص مواد ضروری‌ای که نگهداری از آن‌ها ضروری است. بررسی زمان تکمیل دستورکارها برای تشخیص موارد اتلاف زمان. بررسی سلامت تجهیز برای تشخیص نحوه? بهبود فعالیت‌های مربوط به نت پیشگیرانه
