5S سیستمی برای بهینه‌سازی و آراستگی در محیط کار می باشد.

– تعریف کامل5S

5S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به‌کار گرفته می‌شود و وجه تهیه آن پنج کلمه ژاپنی:

seiri، seiton، seiso، seiketsu و shitsuke است. معادل مفهومی انگلیسی، مفهومی –شکلی انگلیسی و معادل فارسی S5 ژاپنی در جدول زیر بیان شده‌است:

با این که 5S ساده است، اما لزوما این به معنای آسان بودن اجرایش نیست. این نظام اگر به خوبی اجرا نشود، چندان موثر نخواهد بود، و در نهایت منجر به یک پاک‌سازی سریع موقت خواهد شد که منافع پایداری را برای سازمان به همراه نخواهد آورد. 

نکات زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا روش 5S را به شکلی منطقی و پایدار در سازمان خود پیاده کنید. 

1. درگیر ساختن و مشارکت همه در فرایند 5S

اولین نکته مهم درگیر کردن همه افراد است. هر کارمند، هر مدیر میانی و هر مدیر اجرایی در سازمان شما باید به طریقی در 5S درگیر باشد. در غیر این صورت، شما قادر نخواهید بود فرهنگ 5S را به شکلی که برای بقا و پایداری آن مورد نیاز است را ایجاد کنید. برای درگیر کردن همه، باید زمان بگذارید تا بفهمید چه کسی مسئول چه چیزی است. معمولاً کارکنان مسئول سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و پاک‌سازی هستند؛ و مدیران مسئول توسعه بهروش‌هایی که 5S را به بخشی از کار روزمره در سازمان تبدیل کند. 

پنجمین S در روش 5S و آخرین آن «شیتسوکه / shitsuk» است، که ترجمه تحت‌اللفظی آن «انضباط» می‌شود. در 5S، به آن «حفظ و نگهداری» گفته می‌شود و هدف در آن این است که کل روش را به بخشی دائمی از شیوه‌های کاری خود بدل کنید. 

هدف این مرحله این است که کل فرآیند 5S را هموار و پایدار سازد. بخش عمده‌ای از این مرحله حصول اطمینان از درگیر ساختن همه? افراد از جمله مدیران و رهبران سازمان در فرایند 5S است. هیچ‌کس نباید از 5S معاف باشد و اجرای فعالیت‌ها و فرایندهایی که موجب ادامه? اجرای 5S می‌شود به مدیران بستگی دارد. 

برخی از اقداماتی که این مرحله ممکن است در برداشته باشد عبارتند از:

اجرای قوانینی که از چهار مرحله قبلی پشتیبانی کنند

ممیزی‌های منظم برای نظارت بر پیشرفت

تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) برای پی بردن به هسته اصلی مشکلات

آموزش کارکنان

به‌روزرسانی منظم برنامه 5S

مرحله نهایی شامل بهبود مستمر است. سازمان‌هایی که نتایج برنامه‌های 5S خود را ارزیابی می‌کنند و به طور مداوم بهبودهایی را ایجاد می‌کنند، فرهنگی سازمانی را پرورش می‌دهند که به حفظ پایدار نظام آراستگی 5S در سازمان کمک می‌کند. 

بعد از سازماندهی، مرتب‌سازی و تمیز کردن فضای کار، وقت آن است که این فعالیت ها را به یک روش استاندارد تبدیل کنید. تمیز کردن و مرتب‌سازی تنها یک‌بار انجام نمی‌شود، بلکه عملی روتین است که باید طور معمول و مداوم انجام ‌شود. 

به همین دلیل، مرحله چهارم در 5S «سیکتسو / seiketsu» است، که به «استاندارد‌سازی» ترجمه می‌شود، و هدف آن ایجاد روند‌های عملیاتی استانداردی است که پشتیبان یک محیط کار کارآمد و منظم باشد. این امر ممکن است به شکل علائم و نشانه‌های بصری، دستورالعمل‌ها، نمودارها، دستور‌کارهای معمول و منظم نگهداشت و چک‌لیست‌های گوناگون باشد. در این مرحله، به خصوص در شروع آن ایجاد یادآورهای منظم هم به احتمال زیاد ضروری خواهند بود. 

نکته: اختصاص چند دقیقه در هر روز برای انجام وظایف مربوط به نظام آراستگی 5S می‌تواند به تبدیل شدن آن به یک بخش روتین از روز کاری کارکنان شما کمک کند. 

مهم‌ترین مولفه استانداردسازی این است که سه مرحله اول تا حد امکان تکرار شوند. به عنوان مثال، از نظر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، این امر ممکن است به شکل یک چک لیست نگهداشت برای هر دستورکار باشد. 

ممکن است مدتی طول بکشد تا این روش‌ها به کار گرفته و بخشی از فرهنگ شما شوند. احتمالاً نیاز به زمان زیاد و آموزش مکرر باشد تا افراد بتوانند به طور پیوسته از چک لیست‌ها استفاده کنند. 

بعد از نظم دادن و مرتب‌سازی اقلام در یک نظام منطقی نوبت «پاکیزه‌سازی» می‌رسد. مرحله سوم، «سیسو / seiso» نام دارد که به «تمیزی» ترجمه می‌شود.

بخش عمده‌ای از «پاکیزه‌سازی» براه انداختن کارزاری برای تمیز کردن محیط کار است: جارو کردن، تمیز کردن، دستمال کشیدن، گردگیری، دور انداختن و موارد دیگری از این دست. در اصل، این یکی از اصول اولیه نگهداری از محیط کار است. 

با این حال، چیزی که بسیاری از افراد ممکن است متوجه آن نشوند این است که پاکیزه‌سازی نه تنها شامل تمیز کردن، بلکه شامل نگهداری پیشگیرانه نیز می‌شود. بخشی از نگهداری مناسب محیط محل کار اطمینان از این است که تجهیزات به درستی کار کنند. و این به نگهداری مداوم و تعویض قطعات فرسوده و روغن‌کاری برخی قطعات نیاز دارد.