مبحث 5S 

با این که 5S ساده است، اما لزوما این به معنای آسان بودن اجرایش نیست. این نظام اگر به خوبی اجرا نشود، چندان موثر نخواهد بود، و در نهایت منجر به یک پاک‌سازی سریع موقت خواهد شد که منافع پایداری را برای سازمان به همراه نخواهد آورد. 

نکات زیر می‌توانند به شما کمک کنند تا روش 5S را به شکلی منطقی و پایدار در سازمان خود پیاده کنید. 

1. درگیر ساختن و مشارکت همه در فرایند 5S

اولین نکته مهم درگیر کردن همه? افراد است. هر کارمند، هر مدیر میانی و هر مدیر اجرایی در سازمان شما باید به طریقی در 5S درگیر باشد. در غیر این صورت، شما قادر نخواهید بود فرهنگ 5S را به شکلی که برای بقا و پایداری آن مورد نیاز است را ایجاد کنید.

برای درگیر کردن همه، باید زمان بگذارید تا بفهمید چه کسی مسئول چه چیزی است. معمولاً کارکنان مسئول سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و پاک‌سازی هستند؛ و مدیران مسئول توسعه بهروش‌هایی که 5S را به بخشی از کار روزمره در سازمان تبدیل کند. 

2. آموزش کارکنان جدید

در ادامه? درگیر کردن همه افراد در 5S، مطمئن شوید که کارمندان جدید هم در مورد این نظام آموزش لازم را می‌بینند. این آموزش‌ها ممکن است شامل چیزهایی مثل ویدیوهای آموزشی باشد، اما همچنین می‌تواند به سادگی مشاوره‌های کوتاه حضوری به کارکنان جدید و تبیین اهمیت موضوعاتی چون سازمان‌دهی، نظم و ترتیب و پاکیزه‌سازی روزمره برای آن‌ها باشد.

در بحث آموزش به کارکنان جدید مطمئن شوید که این آموزش‌ها شامل نیروهایی که از واحد‌های دیگر سازمان به واحدی دیگر منتقل شده‌اند هم باشد و آن‌ها آموزش‌های متناسب با همان واحد را بگذرانند. هر واحد سازمانی وضعیت متفاوتی دارد و نظام آراستگی 5S نیز در هر واحد شکل متفاوتی خواهد داشت. 

3. تمرکز بر هدف نظام آراستگی 5S

برای به دست آوردن سطح قابل قبولی از تعهد کارکنان نسبت به نظام آراستگی 5S باید زمانی را صرف کنید و اهداف این روش را به کارکنان و مدیران خود شرح دهید. به عنوان مثال، صرفاً این که به نیروهای نگهداشت بگوییم که در پایان هر فعالیت نگهداشت تجهیز مورد نظر را بررسی و چک کنند کافی و موثر نخواهد بود. اما اگر به آن‌ها کمک کنیم که اهمیت این کار و سودمندی‌های آن در کار خودشان را درک کنند احتمال پذیرش توسط این کارکنان نیز بیشتر می‌شود.

هسته? اصلی نظام 5S ساده‌سازی کار‌ها برای همه با از بین بردن ناکارآمدی‌ها و اتلاف‌ها است. وقتی افراد در سازمان این موضوع را کاملاً متوجه شوند، به احتمال فراوان از آن پشتیبانی خواهند کرد.

4. استفاده از ارتباطات بصری

در قلب نظام 5S منطقی بصری قرار دارد. با استفاده از عناصر بصری برای ساختاردهی به محیط کار و کمک به ناوبری، می‌توانید اتلاف‌ها را حذف کرده و فضا را کارآمدتر کنید. برخی از ایده‌ها در این خصوص عبارتند از:

علایم و نشانه‌های کف تاسیسات

پوسترهایی حاوی لیست وظایف

برچسب‌زنی روی پاک‌کننده‌ها و تجهیزات

کدگذاری رنگی

هشدارهای ایمنی و خطر

5. تمرکز بر بر روی ایمنی به عنوان عاملی در حذف اتلاف‌ها

برخی از سازمان‌ها یک S ششم با نام Safety یا «ایمنی» به نظام 5S اضافه می‌کنند. ممکن است میان افراد مختلف برای بودن یا نبودن این مورد در نظام 5S اختلاف باشد اما مهم این است که همه «ایمنی» را یک عنصر بسیار مهم در اجرای موثر نظام آراستگی 5S‌ می‌دانند.

همان‌طور که هر مرحله از 5S‌ را انجام می‌دهید، نگرانی‌های ایمنی، از جمله آن‌هایی که ممکن است اثرات زیست‌محیطی داشته باشند را در نظر بگیرید. انجام این کار از زیان‌هایی جلوگیری می‌کند که به راحتی می‌توانند جریان کار عادی را در سازمان شما مختل کنند. 

6. متناسب‌سازی 5S برای هر یک واحد‌های سازمانی

هر واحد سازمانی از نظر نقش و نحوه عملکرد متفاوت با واحد‌های دیگر است. به این ترتیب، هیچ برنامه‌? اجرایی مبتنی بر 5S نباید یک رویکرد صلب و تک‌سایز برای همه? واحد‌ها اتخاذ کند. سازمان‌دهی، مرتب‌سازی و مراحل دیگر هر کدام باید به صورت جداگانه برای هر واحد از سازمان شما انجام شود. به این ترتیب، هر واحد می‌تواند شیوه‌ها و رویه‌هایی که نیاز دارد بدون اخلال در عملکرد دیگران خلق کند. 

7. خلاقیت

مانند مورد ایمنی برخی از سازمان‌ها یک S دیگر تحت عنوان Spirit یا روحیه را به نظام 5S خود اضافه می‌کنند. روحیه به این اشاره دارد که برنامه? تعریف شده باید خلاق و سرگرم‌کننده باشد و زیست شغلی را برای همه? افراد شاغل در سازمان آسان‌تر کند.

کارکنان و مدیران باید به شکل یکسانی در یافتن راه‌هایی برای بهبود شیوه‌ها و فرایند‌های موجود درگیر باشند، و رویکردی مثبت از رویارویی با چالش‌ها داشته باشند. تفکر حاکم باید به گونه‌ای باشد که به جای این که یک مشکل علت نگرانی باشد، فرصتی برای بهبود تلقی شود. 

8. تلاش برای بهبود مستمر

نظام آراستگی 5S تنها در صورتی به هدف نهایی خود دست می‌یابد که به عنوان روشی برای ایجاد بهبود مستمر، یا کایزن، در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. گام آخر که حفظ و نگهداری با محوریت جستجوی مداوم روش‌هایی برای بهتر کردن برنامه 5S شما است و مراحل قبلی شامل استاندارد‌سازی، نظم‌ و ترتیب، سازمان‌دهی و پاک‌سازی هم به این معنی است که تیم شما باید همیشه مراقب نواحی کاری‌ای باشد که اقلام در آن به شکلی نامرتب و ناموزون قرار گرفته‌اند.

9. استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای اجرای نظام 5S

در نهایت، سیستم نگهداری و تعمیرات ‏می‌تواند یک ابزار ارزشمند در پیاده‌سازی 5S باشد. چند مثال از نحوه کمک آن شامل موارد زیر است:

دسترسی به فهرست مواد اولیه براساس دستور‌کارها و تشخیص مواد ضروری‌ای که نگهداری از آن‌ها ضروری است.

بررسی زمان تکمیل دستور‌کار‌ها برای تشخیص موارد اتلاف زمان.

بررسی سلامت تجهیز برای تشخیص نحوه? بهبود فعالیت‌های مربوط به نت پیشگیرانه

تیم نگهداری و تعمیرات در یک مرکز فرآوری مواد غذایی می‌خواهد کارایی شیوه‌های نگهداری و تعمیرات را افزایش داده و آن را ساده و موثر سازند. برای انجام این کار، آن‌ها هر مرحله از نظام 5S را به ترتیب دنبال می‌کنند:

سازمان‌دهی – آن‌ها به همه? ابزار و قطعه‌ای در لیست موجودی خود نگاه می‌کنند تا ببینند کدام‌یک بیش‌ترین استفاده را دارند. ابزارهای کم‌تر مورد استفاده در انبار قرار می‌گیرند. هر ابزار یا قطعه? جایگزینی که کهنه یا بلا استفاده شده‌اند هم فروخته یا کنار گذاشته می‌شوند. 

نظم و ترتیب – به ترتیب ابزارها و قطعات باقی مانده دوباره مرتب می‌شوند تا دسترسی و ردیابی آن‌ها آسان باشد. تجهیزات بررسی و اقدامات بررسی نیز اجرا می‌شوند.

پاکیزه‌سازی – کل محیط کار تمیز می‌شود، و فعالیت‌های نت پیشگیرانه برای وظایف معمول ایجاد می‌شود. اپراتورهای تجهیزات نیز برای کنترل لوازم جانبی کوچک آموزش می‌بینند.

استاندارد‌سازی – فهرست تجهیزات و مواد اولیه برای هر دستورکار و همچنین وظایف موجود در نت پیشگیرانه تهیه می‌شوند. محاسبه? موجودی کالا و قطعات و شیوه‌های سفارش‌دهی مطابق با تقاضای واقعی تنظیم می‌شوند. هر روز پنج دقیقه برای تمیز‌کاری‌های اولیه و مقدماتی اختصاص داشته می‌شود.

حفظ و نگهداری – تیم نگهداشت با استفاده از نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات بر تجهیزات و دستور‌کار‌های خود نظارت می‌کنند. 

نظام آراستگی 5S‌ یکی از خروجی‌های تولید ناب است. به همین خاطر این نظام نقشی کلیدی در خلقِ فرهنگ مورد نیاز برای حفظ شیوه‌های تولید ناب مانند نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر (TPM) ایفا می‌کند. 

نظام آراستگی 5S‌ و هشت ستون نگهداری و تعمیرات بهره‌ور فراگیر

نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر یا TPM، یک فلسفه نگهداری و تعمیرات است که در آن حفظ تجهیزات در شرایط قابل اطمینان وظیفه همه افراد در سازمان است. هدف این فلسفه نگهداشت، بهبود بهره‌وری بدون تحمیل هزینه‌های غیرضروری است. 

نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر هشت رکن دارد، که اولین آن نظام آراستگی 5S است. هفت رکن دیگر آن عبارتند از:

نگهداری و تعمیرات مستقل یا خودگردان – وظایف روزمره اصلی توسط خود اپراتورها و سایر کارکنان در صورت امکان انجام و اداره می‌شود. 

بهبود مستمر – که با نام کایزن[1] نیز شناخته می‌شود که هدف آن کاهش اتلاف‌ها و رساندن آن تا نزدیک صفر است. 

نگهداری و تعمیرات برنامه‌ریزی‌شده – وظایف مهم نگهداری و تعمیرات از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند تا از خرابی تجهیزات جلوگیری شود. 

مدیریت کیفیت نگهداشت – استانداردها و بررسی‌ها برای از بین بردن نقایص به کار می‌روند.

آموزش – برای توسعه مهارت‌های مورد نیاز به طور منظم لازم است.

نگهداری و تعمیرات بهره‌ور فراگیر در اداره? امور – کارکردهای اجرایی و اداری باید به از بین بردن اتلاف‌ها و زیان‌ها کمک کنند.

ایمنی، سلامت، و محیط‌زیست – هر یک از ارکان دیگر باید ایمنی محیط کار را

ارتقا دهند. 

ممیزی 5S – نمونه چک لیست ممیزی 5S

ممیزی 5S فرایندی است که اجرا و انطباق کارها با روش 5S را در یک محیط کاری تأیید می‌کند. ممیزی 5S می‌تواند به شکل بازرسی انجام شود، که در آن تیمی از ممیزان از محل کار بازدید و استانداردهای 5S را ارزیابی کنند. ممیزان بررسی می‌کنند که آیا فظاهای کاری سازماندهی‌شده و تمیز هستند، برچسب‌گذاری صحیح انجام شده است، آیا رویه‌های نظافت و پاکیزه‌سازی رعایت می‌شود و آیا کارکنان از استانداردهای تعیین شده پیروی می‌کنند. ممیزی منظم 5S به حفظ یک محیط کاری کارآمد، سازمان‌یافته و ایمن کمک می‌کند.

چک لیست ممیزی 5S ابزاری سیستماتیک است که سازمان‌ها برای پیاده‌سازی و نگهداری سیستم 5S از آن استفاده می‌کنند. به طور معمول، این چک لیست ممیزی شامل فهرستی از موارد یا مناطقی است که باید مطابق با رعایت اصول 5S مشاهده، ارزیابی و امتیازدهی شوند. این چک لیست به عنوان راهنمای ممیزان برای ارزیابی کارایی فضای کاری و شناسایی زمینه‌های بهبود عمل می کند.

چک لیست ممیزی 5S می‌تواند جنبه هایی مانند برچسب‌گذاری مناسب اقلام، تمیزی فضای کار و وجود موارد غیر ضروری موجود را در برگیرد. با استفاده از چک لیست ممیزی 5S ، سازمان‌ها می توانند به طور مداوم استانداردهای تعیین شده در سیستم 5S را بازرسی کنند و در نتیجه فرهنگ بهبود مستمر را ترویج دهند.

در فایل زیر نمونه‌ای از چک لیست ممیزی 5S را ملاحظه می‌کنید. با کلیک روی تصویر یا لینک زیر فایل pdf این چک لیست را دریافت کنید.

نمونه چک لیست ممیزی 5S

دانلود فایل چک لیست ممیزی 5S